fbpx
  • saat 98f32
  • iata e9491
  • ADC dcc5b
  • scet 40b64
  • Media 261cc
  • SBM 5a9ca
  • shtm 777a4
  • degree2 35861
  • diploma2 2617b
  • skills 7e8e9

Pengurusan Rekod Dalam Pentadbiran

data 15099

Organisasi seperti institusi pendidikan terdiri daripada pelbagai koleksi aktiviti, gaya dan minat yang berbeza. Fakulti, jabatan ataupun sekolah melaksanakan kajian dan pengajaran dalam pelbagai subjek seperti matematik, bahasa Inggeris dan sebagainya. Untuk setiap bidang disiplin yang diajar, wujud unit kerja yang khusus. Setiap unit kerja yang wujud dalam universiti mempunyai autonominya sendiri. Rangkaian unit kerja ini dengan perkhidmatan perpustakaan, kewangan, hal ehwal pelajar dan sumber manusia menjadi satu struktur pentadbiran dalam menghasilkan polisi dan membuat keputusan. Semua aktiviti ini menyebabkan penciptaan, penyebaran dan pengumpulan maklumat dan rekod. Maklumat dan rekod ini diproses dan dikomputerkan. Rekod ini wujud dalam mel-e, sistem dan rangkaian pangkalan data. Maklumat ini dikenali sebagai rekod elektronik. Dalam era teknologi maklumat dan komunikasi (ICT), kebanyakan institusi pengajian tinggi di dunia sudah dirangkaikan dengan sistem rangkaian komunikasi (Moran 1989).

Lazimnya, rekod di institusi pendidikan terdiri daripada rekod pelajar, rekod kakitangan, rekod pentadbiran dan rekod kewangan. Rekod boleh disimpan secara berpusat atau terpencar yang boleh diuruskan oleh jabatan masing-masing. Contohnya rekod pelajar. Rekod pelajar boleh wujud dalam jabatan akademik pelajar seperti jabatan Matematik dan juga boleh wujud dalam unit rekod hal ehwal pelajar. Manakala rekod kewangan pula wujud dalam jabatan kewangan sahaja dan sulit untuk tatapan jabatan lain kecuali jika diperlukan (Moran 1989; Procter 2002).

Pengurusan rekod ditakrifkan sebagai satu bidang yang bertanggungjawab dalam mengawal penciptaan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod (maklumat berekod) dengan sistematik dan cekap. Ini termasuk proses yang melibatkan penjagaan dan pengawalan bukti dan maklumat mengenai aktiviti organisasi. Tanpa pengurusan rekod yang cekap organisasi secara umumnya menghadapi masalah seperti keselamatan rekod yang lemah, kaedah penghasilan rekod yang tidak sempurna, penyimpanan rekod tidak bersistem, tiada had penyimpanan rekod, tidak melantik kakitangan terlatih untuk menguruskan rekod dan capaian rekod yang lambat (New South Wales Government’s Archives and Records Management Authority 2006).

Kamarul (2004) menyatakan sebagai sebuah pusat kecemerlangan ilmu, kolej dan universiti banyak menguruskan dokumen dalam pelbagai tahap. Oleh itu, pengurusan rekod dan maklumat mesti cekap dan rekod juga mesti sentiasa bersedia pada bila-bila masa yang diperlukan supaya keputusan boleh diambil dengan pantas. Procter (2002) menyatakan terdapat kombinasi beberapa faktor keberkesanan untuk meningkatkan profil pengurusan rekod dalam institusi pendidikan. Faktor yang dinyatakan adalah:

Maka, berdasarkan faktor yang dinyatakan, adalah menjadi satu keperluan bagi pihak organisasi untuk melaksanakan faktor yang dinyatakan dalam menjayakan program pengurusan rekod yang berkesan di instusi pengajian tinggi.

  1. Kewujudan akta undang-undang iaitu Freedom of Information (FoI) Act di samping Data Protection Act (DPA) untuk mengawal rekod yang dicipta.
  2. Kerjasama antara pelbagai sektor. Contohnya kerjasama antara bidang pengurusan rekod dengan teknologi maklumat dapat merencanakan rekod digital dengan media simpanan yang bersesuaian.
  3. Kesedaran kakitangan institusi pendidikan tinggi di UK tentang kepentingan pengurusan rekod. Records Management Society of Great Britain melaporkan 26 daripada ahlinya adalah daripada sektor universiti yang melibatkan 17 universiti di United Kingdom.
  4. Terdapat organisasi yang menjalankan kajian dalam bidang pengurusan rekod. JISC (Joint Information Systems Committee) merupakan antara organisasi yang memberi tajaan kewangan untuk menjalankan kajian dalam pelbagai bidang, antaranya pengurusan rekod. Secara tidak langsung, usaha ini dilihat sebagai satu langkah untuk mempromosi dan meluaskan lagi pengaruh bidang pengurusan rekod di United Kingdom.
  5. Terdapat kod amalan dan pematuhan terhadap rekod. The Code of Practice on the Management of Records menyediakan garis panduan untuk memastikan berlakunya pematuhan terhadap polisi, keperluan kakitangan profesional dan keperluan menguruskan rekod berdasarkan kitar hayatnya termasuklah rekod elektronik.
  6. Terdapat polisi pengurusan rekod yang lengkap dan jelas mengenai isu pengurusan rekod bermula dari fasa penciptaan hingga kepada fasa pelupusan.

RUJUKAN :

  1. Norsheila Ismail. 2009. Perlaksanaan Pengurusan Rekod di International College Of Yayasan Melaka (ICYM). Tesis Sarjana. Universiti Kebangsaan Malaysia.
  2. M. Procter. 2002. One Size Does not fit all: Developing Records Management in Higher Education. Records Management Journal 12(2):48-54.
  3. The New South Wales Government’s Archives and Records Management Authority (atas talian). http://www.records. nsw.gov.au (12 Januari 2006).
  4. Moran, C 1989. The Problems of particular Organisations. Dlm. Emmerson, P (pnyt). How to Manage Your Records. A Guide to Effective Practice, hlm. 151-175. ICSA Publishing.
  5. Kamarul Faizal Hashim. 2004. Kerajaan Elektronik: Aplikasi IT Dalam Pengurusan Rekod di Universiti Awam Malaysia. Tesis Sarjana. Universiti Kebangsaan Malaysia.

Norsheila ccfe2Oleh:
Norsheila Ismail
Ketua Jabatan Akademik
Unit Pengurusan Maklumat

 

divider 75d41

Tawaran Khas untuk lepasan SPM/STPM/STAM/Diploma/Matrikulasi/Asasi Sempena Ulang Tahun ke 20 ICYM

  1. Biasiswa Penginapan dan Pengangkutan bagi Program Diploma dan Ijazah
  2. Pembiayaan/Penajaan Penuh daripada PTPK bagi Program Sijil

Permohonan:

Langkah 1, Biasiswa - Klik Sini
Langkah 2Pilih Program

Foundation / Diploma Foundation In Information Technology Foundation In Management Diploma In Entrepreneurship Diploma In Marketing Diploma In Accountancy Diploma In Islamic Financial Planning Diploma In Culinary Arts Diploma In Hotel Management Diploma In Tourism Management Diploma In Animation Technology Diploma In Media Technology Diploma In Theatrical Arts And Technology Diploma In Multimedia Technology Diploma In Information Technology Diploma In Computer Networking Diploma In Cyber Security Diploma In Electrical Technology Diploma In Industrial Electronic Technology Diploma In Early Childhood Education Diploma In Guidance & Counseling Diploma In Aircraft Maintenance Technology Kerjasama Universiti Teknologi Malaysia Diploma In Technology Management (UTM) Diploma In Technology Management (Accounting) (UTM) Diploma In Computer Science (Information Technology) (UTM) Sarjana Muda Sains (Pembangunan Sumber Manusia) (UTM) Sarjana Muda Pengurusan (Pemasaran) (UTM) Sarjana Muda Sains Komputer (Perisian Grafik & Multimedia) (UTM) Sarjana Muda Sains Komputer (Rangkaian & Keselamatan) (UTM) Professional License Aircraft Maintenance License Technician (AML-T) DCAM-PT-66 CAT A1 Aircraft Maintenance License Engineer (AML-E) DCAM-PT-66 CAT B1-1 Sijil Kemahiran Malaysia (SKM) / Short Course Lukisan Pelan Senibina / Juruteknik Elektrik / Teknologi Automotif / Pembuatan Pastri Program Tajaan Ground Handling Management (GHM) PTPTN Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar UPU KWSP YAYASAN PENERAJU UPEN PTPK TAPEM YAYASAN NEGERI ZAKAT MARA UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA (IIUM) UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA (UKM) UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA (UKM) UNIVERSITI MALAYA UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN (UMK) UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG (UMP) UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UNIMAP) UNIVERSITI MALAYSIA SABAH (UMS) UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK (UNIMAS) (KOTA SAMARAHAN) UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU (UMT) UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS (UPSI) UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM) UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA (USIM) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (USM) UNIVERSITI SULTAN ZAINAL ABIDIN (UNISZA) UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTEM) UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA (UTHM) UNIVERSITI UTARA MALAYSIA (UUM)

Print Email

Important !!!!

Important 0ffb9For easier communication in future. 

Don't forget to Check the box for "Also post on Facebook" 

Untitled df8ab

  • ong 65e06Throughout my studies in ICYM, I have encountered many challenges and obstacles. However, I was lucky enough to be given the opportunity to gain knowledge here and also to engage in co-curriculum activities organized by the college. For me, ICYM is the best choice. 

    Ong Wei Sin • Diploma in Marketing • Best Student

  • fadzlina c3e6cI think ICYM has done a great job, especially during my student’s life in campus. I like the multi-cultural environment in ICYM that depicts the feel of 1 Malaysia. During my studies in ICYM, I have became more confident, able to improve my skills and possessed the sense of believing my self. As a whole ICYM was able to overtime any locking. I will definitely introduce ICYM to my friends.

    Nor Fadzlina Mukhtar • Diploma in Network Technology  Best Student

  • asyrafabMy learning experience in ICYM was very good and interesting and I can learn a lot about animation technology. Lectures in ICYM are very experienced in this industry compared to other colleges. They taught us all the knowledge about animation so the that we can improve our experience in the animation industry today.

    Mohd Asyraf Abd Rahman • Diploma in Animation, Lead Animator, Les’ Copaque Production

  • leekamThere is always a motivating environment in ICYM drives me to success. Spending time together with lectures and friends enable us to learn our own mistakes. Learning experience has turned me into an all-rounded individual. It was an extraordinary experience for me.

    Lee Kam Shann • Diploma in Multimedia Technology Best Student

  • asyrafI am grateful to be given the opportunity to study in ICYM as I am able to increase my knowledge in Animation, theoretically and practically. ICYM is definitely the right choice for those who want to learn in the field of Animation because the college has provided the complete and conducive environment for learning as well as practical experiences. 

    Asyraf Abdullah • Diploma in Animation Technology ,Senior Render Artist & Technical Manager, Les’ Copaque Production

  • intanBecoming an ICYM graduate is a prestigious acknowledgement. I would like to thank all my lecturers for their dedications and self esteems, as well as having the reputation as honourable academicians and educators. I am really touched by their personality and professionalism shown. Thank you for guiding and transforming us for what we are today.

    Intan Safinas Haji Abdul Samat • Diploma in Media Technology Executive, Education & Training